現場でPower BIを使いこなせないなら【使い方解説】

Microsoft製品と連携しやすく、多くの中小企業で導入されている「Power BI（パワービーアイ）」。しかし、実務で使いこなせず形骸化するケースは少なくありません。本記事では定着を阻む原因と定着の秘訣を解説します。

このページで分かること

• Power BIの製品特性と、現場の担当者が躓きやすい専門機能（DAXやデータモデル等）の具体的な課題
• 自社がPower BIを導入すべきか見極めるための、Microsoft製品との相性や組織体制の判断基準
• 多機能さに振り回されず、現場が自走してデータを業務改善に活かせるようになるためのポイント

Power BIとは

Power BIとは、Microsoftが提供するビジネスインテリジェンス（BI）ツールです。社内のあらゆるデータを集約・グラフ化し、組織の意思決定を迅速化。Excelとの親和性が高く、世界中の中小企業から大企業まで幅広く導入されています。

Power BIの機能

主な機能は、複数データの自動接続・統合と、直感的なダッシュボード構築です。データを自動で更新するスケジュール機能に加え、Office製品とのスムーズな連携、高度なデータ加工、強固なセキュリティ環境でのレポート共有機能を備えています。

Power BIの種類
（製品ラインナップ）

製品ラインナップとして、主に3つを用意。レポートを開発・作成するための無料PCアプリ「Power BI Desktop」、作成したレポートをクラウド上で共有・閲覧する「Power BI Service」、スマホやタブレットからいつでもデータを確認できる「Power BI Mobile」です。

Power BI導入後に
よくある課題

DAX・Power Queryの
学習コストが高い

データの加工（Power Query）や、独自の計算式（DAX関数）を使いこなすには、Excelよりも高度な知識が求められます。関数やコードの習得に予想以上の時間がかかり、現場が構築段階で運用を断念する原因になります。

データモデルの設計が
複雑になりやすい

複数のデータを正しく結びつけるリレーションシップの設計が複雑化すると、グラフの数字が合わなくなります。データの構造を理解した設計ができない場合は、エラーが多発して誰も触らないツールになるリスクもあるでしょう。

ライセンス構成がわかりにくい

無料版、Pro、Premiumなど複数のライセンスがあり、共有相手の人数や求める機能によって必要なプランとコストが変動します。全体像を正しく把握して契約しないと、予算超過や機能不足に陥りやすいです。

Excel文化からの
脱却ができない

普段からExcelの表やグラフに慣れている現場では、Power BIの視覚的なグラフを嫌がり、「元のExcelデータで見せてほしい」と要求されがちです。結果として、従来の二度手間のかかる集計作業に戻ってしまいます。

リテラシー不足による
活用の停滞

画面を見て、業務のどこを改善すべきかを判断するデータリテラシーが社内に不足していると、綺麗なレポートを作っても見方がわかりません。ただ数値を眺めるだけで終わり、具体的な成果に繋がりません。

投資コストに見合わない

ライセンス費や構築の外注費、社員への教育コストをかけたものの、一部の経営層しかレポートを見ていない状態では費用対効果が合いません。全社で活用されず、コストばかりかかる不便なツールになりがちです。

Power BIが合いやすい
会社・業務の特徴

Microsoft製品をすでに
使っている

普段からExcelやTeams、SharePointを実務で活用している企業に適しています。既存のシステムとスムーズに連携でき、Teams内でレポートを共有するなど、日々の業務フローの中に自然と組み込むことが可能です。

複数のデータを横断して
活用したい

会計システムのデータやExcelの生産管理表、在庫管理システムのログなどは、社内の別々の場所に保管されている場合が多いでしょう。これらの異なるデータを横断し、多角的な視点で相関関係を分析したい会社に向いています。

部門をまたいで
共通の指標を見たい

営業、製造、総務など、各部署でバラバラに管理していた数値を1つのダッシュボードに統合できます。会社全体で同じ経営目標をリアルタイムに追いかけ、組織間の連携を強めたい企業に適しています。

データ整備・分析の
担当者を置ける

Power BIのデータモデルを構築・更新し、現場の要望に合わせて画面をメンテナンスできる、社内の主担当者を確保できる会社です。IT知識のある人材が運用を支えられる体制があれば大いに活躍します。

Power BI以外のBIツールを
検討した方がよいケース

専任の分析担当者を置けない

社内のリソースが慢性的に不足し、他の業務と兼任でBIツールを管理しなければならない場合、Power BIの学習負担は重くなる可能性があります。マニュアル不要で誰でもすぐ運用できる、手軽なツールを導入した方が業務に活かせるでしょう。

現場担当者が
ノーコードで使いたい

現場の作業員が、難しい関数やデータ構造の設計を一切せず、クリックだけで感覚的に使いたいという場合は別のツールが適しています。より直感的で、ITスキルを問わないノーコード特化型ツールのほうが現場に好まれます。

費用や教育コストを
できるだけ抑えて始めたい

初期の導入費用や、社員を研修に行かせるための時間・コストをカットしたい中小企業は、Power BI以外が良いでしょう。まずは初期費用無料で、簡単にレポートが作れるシンプルな製品を選ぶのが無難です。

Power BIを
使いこなすためのポイント

Power BIは多機能だからこそ、事前の準備が成功の成否を分けます。Excelの延長としてなんとなく使い始めるのではなく、組織の運用体制とデータの受け入れ態勢を整えるためのステップを意識しましょう。

まずは目的と指標を
明確化すること

「何のためにデータを見るのか」「どの数字が変動したら現場はどう動くのか」というビジネスのゴールを明確にします。ツールを触る前に目的を固めることで、無駄なレポート作成を防ぐことが可能です。

ダッシュボードの設計を
見直すこと

1つの画面にあれもこれもと情報を詰め込みすぎると、現場は見る気力を失います。経営層用、工場のライン用など、見る人の役割に絞り、今どのような問題が発生しているかが一目で直感的に伝わるシンプルな画面を目指します。

データ基盤を整備すること

Power BIに連携する前に、社内の入力ルールを統一し、表記揺れをなくすデータ整理を行います。元データが綺麗に整っていれば、Power QueryやDAXでの複雑な加工処理を抑えられます。

全社展開の仕組みをつくること

一部のシステム担当者だけのツールにせず、社内で定期的な勉強会を開催したり、成功事例を横展開したりします。データを見て判断すると業務が楽になるという成功体験を会社全体へ浸透させましょう。